ADMINISTRASI PESANTREN

ADMINISTRASI PESANTREN

Study Kasus di Pesantren AL FALAH Pacul Bojonegoro Tahun 2011
Oleh: Fahru Rozi

A.    Pendahuluan

Kita sebagai manusia lahir ke dunia atas karunia Allah. Manusia tidak berdaya, tetapi dilengkapi dengan berbagai kemampuan dasar yang penuh kemungkinan, sebagai alat supaya dapat berbuat dan bekerja; cipta, rasa, karsa dan karya untuk kemudian mengabdikan diri pada sang penciptanya. Surat an Nahl ayat 78 dan Surat Al Hajj ayat 5.

Kemampuan dasar yang tersedia supaya dapat berfungsi sebagaimana mestinya, diperlukan berbagai upaya. Salah satu upaya utamanya ialah belajar sepanjang hayat (Long life to education) yang berintikan membaca baik terjadi dilingkungan keluarga, masyarakat maupun lembaga pendidikan formal dan non formal.[1]

Apapun itu bentuk suatu kerjasama terlebih dalam pendidikan dan untuk mencapai tujuannya, hendak bahkan seharusnya “diadministrasikan” dengan baik, artinya dikelola sesuai dengan ilmu administrasi. Administrasi sangat diperlukan bagi kelangsungan proses belajar mengajar dalam dunia pendidikan. Semua itu tidak lepas dari keaktifan orang-orang yang menguasai administrasi dalam pesantren. Orang sering menganggap enteng administrasi tersebut, padahal kalau administrasi dipegang sama orang-orang yang kurang terampil maka administrasi tersebut akan berantakan. Orang yang memegang administraasi adalah orang yang sudah terlatih dalam bidangnya (orang yang sudah mendapat ilmu/ pelatihan). Banyak hal yang sekiranya membutuhkan administrasi, tidak hanya keuangan saja, surat menyurat pun membutuhkannya guna pengarsiban dokumen – dokumen.

Berbincang – bincang tentang pesantren, maka tidak lepas dengan pendidikan, karena pesantren merupakan pendidikan non formal. Terlebih jika pendidikan itu bercorak  terpadu seyogyanya mengkolaborasikan pendidikan dari tiga jalur yang berbeda, antara pendidikan Formal, Non Formal, dan Informal.

 

Administrasi pendidikan (disini diorientasikan pendidikan non formal;Pondok Pesantren) bukanlah hal yang baru. Telah dipergunakan dalam berbagai jenis dan jenjang pendidikan, sekalipun masih langka diteliti secara seksama di Indonesia. Administrasi pendidikan adalah ilmu yang mempelajari penataan sumber daya yaitu manusia, sumber belajar dan fasilitas untuk mencapai tujuan pendidikan secara optimal dan penciptaan suasana yang baik bagi manusia yang disepakatinya.

Administrasi pendidikan pada dasarnya adalah suatu media belaka untuk mencapai tujuan pendidikan secara produktif yaitu efektif dan efisien. Oleh karena itu, kriteria atau ukuran keberhasilan administrasi pendidikan adalah, produktifitas pendidikan yang dapat dilihat pada prestasi atau efektifitas dan pada proses Susana atau efesiensi.

Efektifitas dapat dilihat pada:

1.      Masukan yang merata

2.      Keluaran yang banyak dan bermutu tinggi

3.      Ilmu dan keluaran yang gayuh dengan kebutuhan masyarakat yang sedang membangun,

4.      Pendapatan tamatan atau luaran yang memadai

Efesiensi dapat dilihat pada:

1.      Kegairahan atau motovasi belajar yang tinggi

2.      Semangat bekerja yang besar

3.      Kepercayaan berbagai pihak

4.      Pembiayaan waktu dan tenaga yang sekecil mungkin tetapi hasil yang besar.

Secara skematis, wilayah kerja administrasi pendidikan dapat digambarkan pada matrik berikut:[2]

 

	PR			PL			Png
	M	S	F	M	S	F	M	S	F
Perencanaan
Pelaksanaan
Pembinaan

Keterangan :

PR               : Perencanaan           M : Manusia, Murid, Guru/atasan dan orang tua siswa

PL               : Pelaksanaan            S  : Sumber belajar     

Png  : Pembinaan             F  : Fasilitas

                             P  : Pendidikan

Prinsip komunikasi merupakan hal yang penting dalam administrasi pendidikan, “Siapa yang menyampaikan apa kepada siapa, untuk apa dan mengapa, bagaimana, kapan dan dimana”.

Teori Klasik Administrasi

Teori administrasi adalah bagian kedua dari tiga dasar teori klasik organisasi (Hick dan Gullett, 1975). Di sini terdapat perbedaan yang dibiaskan pada praktek manajerial dalam teori administrasi. Mengingat teori birokrasi memberikan penjelasan  organisasi yang dibangun secara “ideal”, teori administrasi merumuskan strategi spesifik untuk menerapkan struktur birokrasi. Teori administrasi menterjemahkan banyak prinsip dasar model birokrasi secara deskriptif ke dalam prinsip praktek manajerial preskriptif. Buktinya, teori administrasi memiliki gelar populer sebagai “prinsip manajemen” (Hick dan Gullett, 1975).

Teoritikus administrasi pertama dan paling berpengaruh adalah industrialis berkebangsaan Perancis yaitu Henry Fayol. Pada tahun 1916, Fayol mengidentifikasi beberapa prinsip manajemen. Dalam tonggak sejarahnya buku berjudul Manajemen Umum dan Industri (yang diterjemahkan kembali ke dalam bahasa Inggris di tahun 1949) itu telah menjadi titik tolak dari teori administrasi. Prinsip-prinsip tersebut telah diterapkan secara luas pada desain dan praktek organisasi dan memberikan pengaruh kuat pada desain dan administrasi organisasi industri modern. Beberapa prinsip dasar manajemen yang telah diperkenalkan oleh Fayol kemudian menjadi sesuatu yang biasa kita temukan sekarang ini, tetapi itu merupakan refleksi dari aplikasi dan penggunaannya yang luas.

B.     Konsep administrasi

Administrasi berasal dari kata Latin, ad berarti intensif, dan ministrare yang berarti to serve yaitu melayani, membantu atau mengarahkan. Sedangkan menurut para ahli, yaitu:[3]

a.    Fayol (Hoy and Miskel, 2001:10) mengemukakan administrasi pendidikan adalah segala usaha bersama untuk mendayagunakan semua sumber (personil maupun material) secara efektif dan efisien guna menunjang tercapainya tujuan pendidikan. Administrasi merupakan fungsi organisasi yang terdiri atas unsur – unsur perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pemberian perintah (commanding), pengkordinasian (coordinating), dan pengawasan (controlling).

b.      Luther Gulick:

Administrasi adalah system pengetahuan yang memungkinkan manusia memahami hubungan – hubungan, meramalkan akibat – akibat, dan mempengaruhi hasil – hasil pada suatu keadaan dimana orang – orang secara teratur bekerjasama untuk suatu tujuan bersama. Adapun fungsi administrasi adalah perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengadaan tenaga kerja (staffing), pemberian bimbingan (directing), pengkoordinasian (coordinating), pelaporan (reporting), dan penganggaran (budgeting) [POSDCRB]

c.       Lain – lain[4]

Administrasi pendidikan merupakan keseluruhan proses kerjasama dengan memanfaatkan dan memberdayakan segala sumber yang tersedia melalui aktifitas perencanaan, pengorganisian, penggerakan, pemotivasian, pengendalian, pengawasan, dan supervisi[5], serta penilaian untuk mewujudkan system pendidikan yang efektif, efisien dan berkualitas.

Menganalisa pengertian tersebut dapat diambil komponen – komponen utama terminology administrasi, yaitu;

1.      Suatu proses kerjasama

2.      Aktivitas memanfaatkan dan memberdayakan

3.      Sekelompok orang

4.      Sumber daya, dan

5.      Tujuan

C.    Administrasi (institusional, fungsional dan proses)[6]

1.      Administrasi dalam arti Institusional, adalah merupakan kelompok orang yang menjalankan proses kegiatan kearah tercapainya suatu tujuan bersama.

2.      Administrasi dalam arti Fungsional, adalah Segala kegiatan yang mendahulukan kearah mencapai tujuan

3.      Administrasi dalam arti Proses, adalah segala kegiatan sejak dari perumusan tujuan sampai penyelenggaraan tercapai suatu tujuan.  

D.    Cakupan Administrasi Pesantren

1.      Organisasi

Dalam administrasi pesantren, organisasi yang solid, sangat diperlukan, bila organisasi dalam pesantren itu baik, maka jelas segala kewajiban dan tugas – tugas pengurus niscaya akan terselesaikan dengan baik, serta interaksi antar pengurus akan saling menguatkan dan memaksimalkan program kerja yang telah direncanakan dan diperjelas pembagian tugasnya (Job Discription), dengan demikian sistematika kerja pengurus jelas dan produktif.

2.      Management

Manajemen yang dilakukan pesantren AL FALAH meliputi bagaimana caranya menggerakkan satu sektor; lini atau bagian lainnya. Dengan berbagai cara tempuh secara continue; itiqomah mengaplikasikan beberapa fungsi manajemen yang ada, antara lain menurut George Therry dalam Principle Management dengan fungsi POAC (Planning, Oraganizing, Actuating, and Controlling). Namun masih terbuka menggunakan beberapa fungsi management menurut beberapa ahli. Dikandung maksud semua program yang telah dirancang-bangun dan disepakati bersama, dapat terlaksana, terlebih mencapai hasil maksimal (Goal Oriented).

3.      Keuangan

Apapun itu bentuk gerak, kegiatan, program dan lain – lain, pastilah tidak lepas dengan keuangan (financial), namun pada dasarnya keuangan bukan modal dasar orang melakukan aktivitas sehari – hari. Akan lebih baik jika suatu organisasi memiliki keuangan yang jelas, begitu pula dengan pesantren. Keuangan tersebut dialokasikan untuk biaya operasional guna perbaikan sarana dan prasarana, pembangunan fisik dan non fisik.

4.      Surat Menyurat

Sarana komunikasi yang mengandung pesan – pesan resmi pesantren, tertulis diatas kertas khusus untuk keperluan pesantren, suatu missal sebagaimana berikut:

a.       Kop Surat

b.      Nomor Surat

175 /PP - AF/A-A/ XI /2010

Keterangan:

Ø  175          : Nomor Urut Surat yang keluar, guna deteksi banyak sedikit surat yang dikeluarkan.

Ø  PP-AF     : singkatan dari Pondok Pesantren AL FALAH

Ø  A-A         : Kode Pengurus yang telah disepakati dengan adanya tanda tangan surat oleh Rais dan Katib

Ø  XI            : Hitungan Bulan (dalam bentuk romawi) surat dikeluarkan

Ø  2010        : Tahun surat dikeluarkan (Huruf Abjad)

c.       Amplop surat

Sebagian amplop resmi pesantren dengan ukuran (ukuran 110 x 230 mm):

d.      Logo Pesantren

e.       Stempel Pesantren

f.       Sampel Surat keluar

g.      Pengarsipan surat

-          Surat Masuk

No		Tanggal Masuk	Lembaga/ instansi/ Individu	Perihal	Ket	TTD
	Surat					Pengurus	Pengirim
1
2
Dst

-          Surat Keluar

No		Tanggal Keluar	Lembaga/instansi/ individu	Perihal	Ket	TTD
	Surat
1
2
Dst

h.      KKS dan KTS

-          KKS

-          KTS

E.     Penutup

Setetes tinta tertata dalam kata, kalimat dan paragraph ini, masih banyak kekurangan dan masih menerima perbaikan guna mencapai disiplin ilmu. Adalah kita sebagai manusia mempunyai keterbatasan dan kelebihan, keterbatasan yang ada layaknya berusaha diperbaiki. Manusia mudah lupa, sebaiknya segala sesuatu di catat, disimpan dalam file, kertas dan lain – lain  guna dibuka, di ingat dilain hari.

Sebuah Renungan:

Bila taat diamalkan di kehidupan …….

Maka tekun akan mengikutinya

                  Bila taat dan tekun telah menjadi sikap prilakunya

                  Maka sifat jujurtelah menyertainya

Bila taat tekun dan jujur telahmenjadi sikap prilakunya

Maka sifat sabar telah berada di dekatnya

                  Bila taa tekun jujr dan sabar telah menjadi sikap perilakunya

                  Maka ikhlas telah mengiringinya

Bila taat ,tekun,jujur,sabar,dan ikhlas telah menjadi sikap perilakunya

Maka keberhasilan tinggal menunggu saatnya

oOo

Demikian dan terimakasih,

selamat belajar berjuang dan beramal sholeh.

Makalah ini dibuat dan disampaikan, oleh FAHRU ROZI, M.Pd.I

Pada OSPPON (Orientasi Santri dan Pengenalan Pondok Pesantren )

pada hari kamis, tanggal 21 Juli 2011

---

[1] Secara lebih gamblang, bisa anda baca buku Pengantar Pendidikan, karya Prof. Dr. Umar Tirtarahardja dan Drs. S.L.La Sulo, penerbit Renika Cipta Jakarta tahun 2005. Tentang Konsep Pendidikan Sepanjang  Hayat (PSH)

[2] Prof. Dr. H. Engkoswara, M. Ed. Administrassi Pendidikan, Alfabeta, Bandung, 2010,  hal.49

[3] Ibid, hal. 52

[4] Dapat kalian pelajari dalam berbagai macam buku referensi Manajemen dan Administrasi

[5] Pengertian Supervisi Menurut P. Adams dan Frank G. Dickey: Supervisi adalah suatu program yang memperbaiki pengajaran. (Supervision is a planned program for the improvement of instruction). Menurut Boardman: “Supervisi adalah suatu usaha menstimulir, mengkoordinir dan membimbing secara Continou pertumbuhan guru-guru sekolah, baik secara individual maupun secara kolektif, agar lebih mengerti, dan lebih efektif dalam mewujudkan seluruh fungsi pengajaran, sehingga dengan demikian mereka mampu dan lebih cakap berpartisipasi dalam masyarakat demokrasi modern.”

[6] Dapat anda klik http://id.wikipedia.org/wiki/Administrasi