ADMINISTRASI PESANTREN
Study Kasus di Pesantren AL FALAH Pacul
Bojonegoro Tahun 2011
Oleh: Fahru Rozi
Oleh: Fahru Rozi
A.
Pendahuluan
Kita
sebagai manusia lahir ke dunia atas karunia Allah. Manusia tidak berdaya,
tetapi dilengkapi dengan berbagai kemampuan dasar yang penuh kemungkinan, sebagai
alat supaya dapat berbuat dan bekerja; cipta, rasa, karsa dan karya
untuk kemudian mengabdikan diri pada sang penciptanya. Surat an Nahl ayat 78
dan Surat Al Hajj ayat 5.
Kemampuan
dasar yang tersedia supaya dapat berfungsi sebagaimana mestinya, diperlukan
berbagai upaya. Salah satu upaya utamanya ialah belajar sepanjang hayat (Long
life to education) yang berintikan membaca baik terjadi dilingkungan
keluarga, masyarakat maupun lembaga pendidikan formal dan non formal.[1]
Apapun
itu bentuk suatu kerjasama terlebih dalam pendidikan dan untuk mencapai
tujuannya, hendak bahkan seharusnya “diadministrasikan” dengan
baik, artinya dikelola sesuai dengan ilmu administrasi. Administrasi sangat diperlukan bagi kelangsungan proses
belajar mengajar dalam dunia pendidikan. Semua itu tidak lepas dari keaktifan
orang-orang yang menguasai administrasi dalam pesantren. Orang sering
menganggap enteng administrasi tersebut, padahal kalau administrasi dipegang
sama orang-orang yang kurang terampil maka administrasi tersebut akan
berantakan. Orang yang memegang administraasi adalah orang yang sudah terlatih
dalam bidangnya (orang yang sudah mendapat ilmu/ pelatihan). Banyak hal
yang sekiranya membutuhkan administrasi, tidak hanya keuangan saja,
surat menyurat pun membutuhkannya guna pengarsiban dokumen – dokumen.
Berbincang – bincang tentang
pesantren, maka tidak lepas dengan pendidikan, karena pesantren merupakan
pendidikan non formal. Terlebih jika pendidikan itu bercorak terpadu seyogyanya mengkolaborasikan
pendidikan dari tiga jalur yang berbeda, antara pendidikan Formal, Non
Formal, dan Informal.
 |
Administrasi
pendidikan (disini diorientasikan pendidikan non formal;Pondok Pesantren)
bukanlah hal yang baru. Telah dipergunakan dalam berbagai jenis dan jenjang
pendidikan, sekalipun masih langka diteliti secara seksama di Indonesia.
Administrasi pendidikan adalah ilmu yang mempelajari penataan sumber daya yaitu
manusia, sumber belajar dan fasilitas untuk mencapai tujuan pendidikan secara
optimal dan penciptaan suasana yang baik bagi manusia yang disepakatinya.
Administrasi
pendidikan pada dasarnya adalah suatu media belaka untuk mencapai tujuan
pendidikan secara produktif yaitu efektif dan efisien. Oleh karena itu,
kriteria atau ukuran keberhasilan administrasi pendidikan adalah, produktifitas
pendidikan yang dapat dilihat pada prestasi atau efektifitas dan pada proses
Susana atau efesiensi.
Efektifitas dapat dilihat
pada:
1.
Masukan
yang merata
2.
Keluaran
yang banyak dan bermutu tinggi
3.
Ilmu
dan keluaran yang gayuh dengan kebutuhan masyarakat yang sedang membangun,
4.
Pendapatan
tamatan atau luaran yang memadai
Efesiensi dapat dilihat
pada:
1.
Kegairahan
atau motovasi belajar yang tinggi
2.
Semangat
bekerja yang besar
3.
Kepercayaan
berbagai pihak
4.
Pembiayaan
waktu dan tenaga yang sekecil mungkin tetapi hasil yang besar.
Secara
skematis, wilayah kerja administrasi pendidikan dapat digambarkan pada matrik
berikut:[2]
PR
|
PL
|
Png
|
|||||||
M
|
S
|
F
|
M
|
S
|
F
|
M
|
S
|
F
|
|
Perencanaan
|
|||||||||
Pelaksanaan
|
|||||||||
Pembinaan
|
|||||||||
Keterangan
:
PR
: Perencanaan M :
Manusia, Murid, Guru/atasan dan orang tua siswa
PL : Pelaksanaan S : Sumber belajar
Png
: Pembinaan F : Fasilitas
P : Pendidikan
Prinsip
komunikasi merupakan hal yang penting dalam administrasi pendidikan, “Siapa
yang menyampaikan apa kepada siapa, untuk apa dan mengapa, bagaimana, kapan dan
dimana”.
Teori Klasik Administrasi
Teori administrasi adalah bagian
kedua dari tiga dasar teori klasik organisasi (Hick dan Gullett, 1975). Di sini
terdapat perbedaan yang dibiaskan pada praktek manajerial dalam teori
administrasi. Mengingat teori birokrasi memberikan penjelasan organisasi
yang dibangun secara “ideal”, teori administrasi merumuskan strategi spesifik
untuk menerapkan struktur birokrasi. Teori administrasi menterjemahkan banyak
prinsip dasar model birokrasi secara deskriptif ke dalam prinsip praktek
manajerial preskriptif. Buktinya, teori administrasi memiliki gelar populer
sebagai “prinsip manajemen” (Hick dan Gullett, 1975).
Teoritikus administrasi pertama dan
paling berpengaruh adalah industrialis berkebangsaan Perancis yaitu Henry
Fayol. Pada tahun 1916, Fayol mengidentifikasi beberapa prinsip manajemen.
Dalam tonggak sejarahnya buku berjudul Manajemen Umum dan Industri (yang
diterjemahkan kembali ke dalam bahasa Inggris di tahun 1949) itu telah menjadi
titik tolak dari teori administrasi. Prinsip-prinsip tersebut telah diterapkan
secara luas pada desain dan praktek organisasi dan memberikan pengaruh kuat
pada desain dan administrasi organisasi industri modern. Beberapa prinsip dasar
manajemen yang telah diperkenalkan oleh Fayol kemudian menjadi sesuatu yang
biasa kita temukan sekarang ini, tetapi itu merupakan refleksi dari aplikasi
dan penggunaannya yang luas.
B.
Konsep administrasi
Administrasi
berasal dari kata Latin, ad berarti intensif, dan ministrare yang
berarti to serve yaitu melayani, membantu atau mengarahkan. Sedangkan
menurut para ahli, yaitu:[3]
a.
Fayol
(Hoy and Miskel, 2001:10) mengemukakan administrasi pendidikan adalah segala
usaha bersama untuk mendayagunakan semua sumber (personil maupun material)
secara efektif dan efisien guna menunjang tercapainya tujuan pendidikan.
Administrasi merupakan fungsi organisasi yang terdiri atas unsur – unsur
perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pemberian
perintah (commanding), pengkordinasian (coordinating), dan
pengawasan (controlling).
b.
Luther
Gulick:
Administrasi adalah system pengetahuan
yang memungkinkan manusia memahami hubungan – hubungan, meramalkan akibat –
akibat, dan mempengaruhi hasil – hasil pada suatu keadaan dimana orang – orang
secara teratur bekerjasama untuk suatu tujuan bersama. Adapun fungsi
administrasi adalah perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),
pengadaan tenaga kerja (staffing), pemberian bimbingan (directing),
pengkoordinasian (coordinating), pelaporan (reporting), dan
penganggaran (budgeting) [POSDCRB]
c.
Lain
– lain[4]
Administrasi
pendidikan merupakan keseluruhan proses kerjasama dengan memanfaatkan dan
memberdayakan segala sumber yang tersedia melalui aktifitas perencanaan,
pengorganisian, penggerakan, pemotivasian, pengendalian, pengawasan, dan
supervisi[5],
serta penilaian untuk mewujudkan system pendidikan yang efektif, efisien dan
berkualitas.
Menganalisa
pengertian tersebut dapat diambil komponen – komponen utama terminology
administrasi, yaitu;
1.
Suatu
proses kerjasama
2.
Aktivitas
memanfaatkan dan memberdayakan
3.
Sekelompok
orang
4.
Sumber
daya, dan
5.
Tujuan
C.
Administrasi (institusional, fungsional dan
proses)[6]
1.
Administrasi
dalam arti Institusional, adalah merupakan kelompok orang yang
menjalankan proses kegiatan kearah tercapainya suatu tujuan bersama.
2.
Administrasi
dalam arti Fungsional, adalah Segala kegiatan yang mendahulukan kearah
mencapai tujuan
3.
Administrasi
dalam arti Proses, adalah segala kegiatan sejak dari perumusan tujuan
sampai penyelenggaraan tercapai suatu tujuan.
D.
Cakupan Administrasi Pesantren
1.
Organisasi
Dalam
administrasi pesantren, organisasi yang solid, sangat diperlukan, bila
organisasi dalam pesantren itu baik, maka jelas segala kewajiban dan tugas –
tugas pengurus niscaya akan terselesaikan dengan baik, serta interaksi antar
pengurus akan saling menguatkan dan memaksimalkan program kerja yang telah
direncanakan dan diperjelas pembagian tugasnya (Job Discription), dengan
demikian sistematika kerja pengurus jelas dan produktif.
2.
Management
Manajemen yang
dilakukan pesantren AL FALAH meliputi bagaimana caranya menggerakkan satu
sektor; lini atau bagian lainnya. Dengan berbagai cara tempuh secara continue;
itiqomah mengaplikasikan beberapa fungsi manajemen yang ada, antara lain menurut
George Therry dalam Principle Management dengan fungsi POAC (Planning,
Oraganizing, Actuating, and Controlling). Namun masih terbuka menggunakan
beberapa fungsi management menurut beberapa ahli. Dikandung maksud semua
program yang telah dirancang-bangun dan disepakati bersama, dapat terlaksana,
terlebih mencapai hasil maksimal (Goal Oriented).
3.
Keuangan
Apapun itu
bentuk gerak, kegiatan, program dan lain – lain, pastilah tidak lepas dengan
keuangan (financial), namun pada dasarnya keuangan bukan modal dasar
orang melakukan aktivitas sehari – hari. Akan lebih baik jika suatu organisasi
memiliki keuangan yang jelas, begitu pula dengan pesantren. Keuangan tersebut
dialokasikan untuk biaya operasional guna perbaikan sarana dan prasarana,
pembangunan fisik dan non fisik.
4.
Surat
Menyurat
Sarana
komunikasi yang mengandung pesan – pesan resmi pesantren, tertulis diatas
kertas khusus untuk keperluan pesantren, suatu missal sebagaimana berikut:
a.
Kop
Surat
b.
Nomor
Surat
175 /PP - AF/A-A/ XI /2010
Keterangan:
Ø 175 : Nomor Urut Surat yang keluar, guna
deteksi banyak sedikit surat yang dikeluarkan.
Ø PP-AF : singkatan dari Pondok Pesantren AL FALAH
Ø A-A : Kode Pengurus yang telah disepakati
dengan adanya tanda tangan surat oleh Rais dan Katib
Ø XI : Hitungan Bulan (dalam bentuk
romawi) surat dikeluarkan
Ø 2010 : Tahun surat dikeluarkan (Huruf
Abjad)
c.
Amplop
surat
Sebagian amplop
resmi pesantren dengan ukuran (ukuran 110 x 230 mm):
d.
Logo
Pesantren
e.
Stempel
Pesantren
f.
Sampel
Surat keluar
g.
Pengarsipan
surat
-
Surat
Masuk
No
|
Tanggal Masuk
|
Lembaga/ instansi/ Individu
|
Perihal
|
Ket
|
TTD
|
||
Surat
|
Pengurus
|
Pengirim
|
|||||
1
|
|||||||
2
|
|||||||
Dst
|
|||||||
-
Surat
Keluar
No
|
Tanggal Keluar
|
Lembaga/instansi/ individu
|
Perihal
|
Ket
|
TTD
|
|
Surat
|
||||||
1
|
||||||
2
|
||||||
Dst
|
||||||
h.
KKS
dan KTS
-
KKS
-
KTS
E.
Penutup
Setetes
tinta tertata dalam kata, kalimat dan paragraph ini, masih banyak kekurangan
dan masih menerima perbaikan guna mencapai disiplin ilmu. Adalah kita sebagai
manusia mempunyai keterbatasan dan kelebihan, keterbatasan yang ada layaknya
berusaha diperbaiki. Manusia mudah lupa, sebaiknya segala sesuatu di catat,
disimpan dalam file, kertas dan lain – lain
guna dibuka, di ingat dilain hari.
Bila
taat diamalkan di kehidupan …….
Maka
tekun akan mengikutinya
Bila taat dan tekun telah
menjadi sikap prilakunya
Maka sifat jujurtelah
menyertainya
Bila
taat tekun dan jujur telahmenjadi sikap prilakunya
Maka
sifat sabar telah berada di dekatnya
Bila taa tekun jujr dan sabar
telah menjadi sikap perilakunya
Maka ikhlas telah
mengiringinya
Bila
taat ,tekun,jujur,sabar,dan ikhlas telah menjadi sikap perilakunya
Maka
keberhasilan tinggal menunggu saatnya
oOo
Demikian dan terimakasih,
selamat belajar berjuang dan beramal
sholeh.
Makalah ini dibuat dan disampaikan, oleh FAHRU ROZI,
M.Pd.I
Pada OSPPON (Orientasi Santri dan Pengenalan Pondok
Pesantren )
pada hari kamis, tanggal 21 Juli 2011
[1] Secara lebih gamblang, bisa anda
baca buku Pengantar Pendidikan, karya Prof. Dr. Umar Tirtarahardja dan
Drs. S.L.La Sulo, penerbit Renika Cipta Jakarta tahun 2005. Tentang Konsep
Pendidikan Sepanjang Hayat (PSH)
[2] Prof. Dr. H. Engkoswara, M. Ed. Administrassi
Pendidikan, Alfabeta, Bandung, 2010,
hal.49
[3] Ibid, hal. 52
[4] Dapat kalian pelajari dalam
berbagai macam buku referensi Manajemen dan Administrasi
[5] Pengertian
Supervisi Menurut P. Adams dan Frank G. Dickey: Supervisi adalah suatu
program yang memperbaiki pengajaran. (Supervision is a planned program for the
improvement of instruction). Menurut Boardman: “Supervisi adalah suatu
usaha menstimulir, mengkoordinir dan membimbing secara Continou pertumbuhan
guru-guru sekolah, baik secara individual maupun secara kolektif, agar lebih
mengerti, dan lebih efektif dalam mewujudkan seluruh fungsi pengajaran,
sehingga dengan demikian mereka mampu dan lebih cakap berpartisipasi dalam
masyarakat demokrasi modern.”
[6] Dapat anda klik
http://id.wikipedia.org/wiki/Administrasi
